Digitalisering av Svenska Ishockey förbundet - AddPro
EN

Digitalisering av Svenska Ishockey förbundet underlättar dialogen med hela rörelsen

En av de mest handfasta och intensiva sporterna som finns är ishockey. Bakom det som sker på isen finns det en stor rörelse med ett stort engagemang som berör många inblandade vilket ställer höga krav på en effektiv kommunikationsstruktur. 

Svenska Ishockeyförbundet består av ett 50-tal anställda över hela Sverige som arbetar med alltifrån Tre Kronor hockeyskola till att sköta evenemang och turnéringar för dam- och herrlandslagen. Man beskriver sig själv som en folkrörelse vilket kan förklara varför Tre Kronor brukar kallas Folkets lag.

Att hålla kontakten med landslagsledning, domare, distriktsförbund och ledare på plats runt om i landet ställer höga krav på en effektiv kommunikationsstruktur. Dessutom har organisationen ett stort behov av att kunna samarbeta i en plattform i många omfattande projekt som hockey-VM och dylika evenemang. Bland annat arrangeras varje år ordförandemöte med lokala ledare för varje distrikt.

”Detta innebär ett stort maskineri med att flyga in personal till Stockholm, fixa boende och alla kringaktiviteter. Något som är kostsamt, såväl ekonomiskt som tidsmässigt, och som under 2020 blev omöjligt att genomföra”, berättar Joel Hansson som är domaransvarig inom förbundet.

Digitalisering är en långsiktig lösning

Behovet av att hitta en digital lösning var inget som uppstod hastigt när pandemin slog till. Snarare blev det plötsligt tydligt för alla inblandade att det var dags att hitta långsiktiga lösningar för att kunna fortsätta kommunicera med hela rörelsen.

Efter att tidigare ha deltagit i en workshop med AddPro om Microsoft 365 och Teams såg förbundet nu möjligheten att kunna sätta teorierna på is. Hur skulle de som organisation kunna jobba i praktiken med lösningarna? Skulle det gå att bygga konferensrum som fungerade med Teams? I april 2020 började man därför planera med Victor Thomander, från AddPro, för att genomföra årsmötet online. Utrustning för videokonferens, som var certifierad för Teams, införskaffades  och tillsammans skapades det en plan på vilket sätt mötet skulle kunna genomföras.

”Diskussioner om Teams Live Event eller ett vanligt Teamsmöte vore bäst och hur frågor ska fångas upp är exempel på sådant som vi behövde komma överens om”, berättar Victor.

Förutom att få teknik på plats med kameror, mikrofoner och dylikt för att möjliggöra möten på ett proffsigt sätt arbetade förbundet och AddPro även med mjuka värden. Hur gör man ett bra möte? Vilka olika arbetssätt kan användas för att nå fram? Och vad ska man tänka på när man kommunicerar online? 

Guide DiscoverIT

Mycket kommer att förbli digitalt

För att kunna jobba effektivt och tydligt med kommunikationen utåt behövdes en gemensam kanal där information och möten kunde samlas. Förbundet ville kunna nätverka med kunder och dessutom skapa ett digitalt utbildningsforum. Och målen uppnåddes!

”Denna satsning har blivit positiv inte bara ur ett ekonomiskt perspektiv utan även för miljön och tillgängligheten när exempelvis den som inte kan infinna sig fysiskt kan delta i sammankomsterna. Det blev en kompetenshöjning för oss, helt enkelt. Arbetssättet är förändrat och vi har fått ytterligare en plattform där vi kan kommunicera med hela rörelsen. Nu måste vi inte åka runt i landet så fort det är något, det går oftast lika bra att sköta kontakterna digitalt. Framöver kommer utbildningar och avstämningar att förbli digitala” berättar Maja Beite som är landslagsassistent på Svenska Ishockeyförbundet.

Joel Hansson berättar om en situation som numera är möjlig tack vare den nya plattformen:

”När vi blev tvungna att direkt samla alla SHL-chefer kunde vi på bara någon timme få in de 50 deltagarna i ett digitalt mötesrum. Vi kommer att fortsätta jobba med de här nya lösningarna och vill inte bara vara med i tiden utan även ligga i framkant. Om vi är trygga i det vi gör online så blir de som vi samverkar med också trygga när vi är tillgängliga och har en bra kontakt med alla i rörelsen.”

Allt går att återvinna

En stor fördel med digitaliseringen av förbundets kommunikation är att mycket av materialet som skapas går att återvinna. Bland annat gjordes en utbildning för att planera och genomföra VM och JVM med hjälp av Teams.

”Här kommer vi att kunna återanvända material och behöver inte börja om från scratch nästa gång. Vi har samlat alla resurser och kontaktuppgifter som behövs inför nästa kurstillfälle”, säger Maja.

Svenska Ishockeyförbundet kan nu med hjälp av AddPros specialister glida vidare med den digitala kommunikationen med – och till – hela rörelsen.

 

392

Föreningar

68 000

Domare & Spelare är medlemmar

1922

Grundades

AddPro Försäljning

AddPro Försäljning
solutions@addpro.se 040 59 24 00

Hyllie Vattenparksgata 12 C