EN

11 tips för att optimera era IT-investeringar

För många företag är IT den största utgiftsposten efter personalkostnader. Därför är det viktigt att besluten kring och genomförandet av IT-investeringar görs på rätt sätt. Att som CFO ha en stark, beslutsfattande position när det kommer till IT-investeringar är därför allt vanligare, då rollen är allt mer involverad i bolagets IT-strategi än tidigare. Utmaningarna i denna roll är många och vi har samlat på oss några tips, som gäller oavsett bransch och verksamhet.

Ett väl genomarbetat business-case är ett måste för samtliga större IT-investeringar. Detta är inte bara ett ekonomiskt underlag utan visar även bolaget att det finns en genomtänkt plan för projektet. För många organisationer tenderar större IT-projekt att bli mer kostsamma än vad man först räknat med, både ekonomiskt och tidsmässigt. Därför är det viktigt att säkerställa god kravställning, projektledning och kostnadskontroll för samtliga större projekt. Lika viktigt som att ha ett väl genomarbetat business-case, är att även kontinuerligt följa upp mot det underlag som business-caset bygger på.

Optimera era IT-investeringar med hjälp av dessa tips:

  • Säkerställ att IT-strategin är förankrad i verksamhetens övergripande strategi. Om dessa inte hänger ihop är risken att en investering blir kostsam på flera sätt.
  • Gå ifrån en budgetstyrd IT-plattform till en funktionsstyrd.
  • Använd hyresupplägg som mestadels ger lägre totalkostnad, samtidigt som ni undviker de komplikationer det innebär att skriva av, finansiera och redovisa kortfristiga tillgångar.
  • Standardisera utrustningen till ett fåtal modeller för att minska den totala hanteringskostnaden. Genom att göra planerade utbyten erhåller ni en standardiserad IT-plattform vilket leder till lägre support och underhållskostnader.
  • Använd er av utbytesoptioner. Det ger er en enorm flexibilitet samtidigt som ni slipper betala för utrustning som ni inte längre har behov utav.
  • IT behöver ha en ständig dialog med verksamheten genom hela utvecklingsprojekt. Genom att stödja affärsprocesserna och individerna som jobbar i processerna blir IT mer affärsdrivet och skapar ett bättre samarbete inom bolaget.
  • Att se IT som en del an verksamheten och inte enbart som en supportfunktion skapar bättre möjligheter för tillväxt och lönsamhet. Förutsättningen för att detta ska fungera i praktiken är att ha rätt kompetens och personer som förstår både affärsprocesser och IT samt har förmågan att kombinera dessa. Underskatta inte heller innehållet av finansiell/ekonomi-kompetens i större projekt.

Välj leverantör med omsorg.

Några av nycklarna till ett framgångsrikt partnerskap är finansiell stabilitet, kompetens, relevans och vilja att fortsätta utvecklas med sina kunder. Här är några tips att tänka på vid val av leverantör:

  • Kontroll och förutsägbarhet är två viktiga parametrar för en CFO. Här gäller delat ansvar mellan leverantör/partner och beställande organisation. Det ska finnas kunskap om vad en utgiftspost kostar över tid och en möjlighet att enkelt styra mot detta. Transparens är viktigt om negativa överraskningar ska undvikas.
  • Det finns alltid risker i IT-projekt och det är viktigt att ha koll på dessa redan från början. Risken finns att man köper på pris och inte har koll på vad som ingår, vems ansvar det är ifall något händer osv. Denna parameter är ofta något som skiljer mellan ett väl fungerande partnerskap från ett rent leverantör/kund-förhållande.
  • Flexibilitet är ett nyckelord som kan innefatta många saker. Vad händer om till exempel antalet användare minskar respektive ökar? Att ha en partner som ger utrymme för att förändra kostnader i takt med att behov förändras är mycket värdefullt.
  • Kapitalbindning är något många organisationer vill undvika. As A Service-lösningar, som oftast utgörs av hyresmodeller med månatliga eller kvartalsvisa betalningar, blir allt vanligare. För en köpande organisation är ett rent hyreserbjudande som inte binder kapital och som inte är en investering i en balansräkning en allt viktigare parameter.

Att använda en extern finansiell partner som både kan och förstår utmaningarna samt har flera lösningar som kan stötta den effekt bolaget vill åstadkomma är ett av de viktigaste verktygen en CFO bör ha.

AddPro As A Service är AddPros eget finansbolag som specialiserar sig på att omvandla höga totalkostnader till att bli flexibla månadskostnader. Genom AddPro As A Service ger dessutom möjligheten till att lyfta ut poster från befintlig balansräkning in i ett nytt och flexibelt upplägg. Vill du veta mer om tjänsten? Besök vår hemsida eller kontakta oss på solutions@addpro.se