Under den första delen av 2020 framgick det för många organisationer vilken nivå deras digitalisering har nått. När personalen arbetar utspritt och tar med sig arbetsuppgifter till nya platser blir det uppenbart vad som fungerar och vad som känns ohållbart i längden. Detta har triggat till att börja se över strukturerna och ställa frågan: Varför arbetar vi som vi gör och hur kan vi förändra sättet till något mer effektivt?

När den typen av frågeställning kommer upp på agendan är din verksamhet ett steg närmare RPA, Power Automate och UI Flow. Låt oss återkomma till de tre begreppen, men först titta på det nuvarande digitaliseringsläget.

Automatisering som en del av transformationen

De flesta verksamheter har redan börjat att digitalisera sina processer. Däremot är nivåerna olika. Vissa tycker själva att de har en hög nivå när de har videomöten en gång per månad med säljaren i Tyskland. Andra inser att de har mycket kvar att jobba med trots att lejonparten av organisationen redan rör sig i ett digitalt landskap mest hela tiden.

Trots att organisationen har en strategi är det viktigt att regelbundet samla sig och fråga: Vad syftar digitaliseringsarbetet till? Faktum är att detta arbete, precis som organisationsutveckling, aldrig kommer att ”vara färdigt” – det är ett pågående projekt.

Så här kan digitaliseringens orsaker kan delas in:

• Att göra den egna organisationen mer effektiv
• Att förbättra för kunder och anställda
• Att göra om affärsmodellen

Automatisering av flöden är möjlig under alla tre punkter. Punkt ett är bra att börja med när du vill frigöra resurser och förstå fördelarna med RPA. Varför ska någon exempelvis behöva sortera papper eller manuellt byta plats på data när du kan låta en automatiserad process göra det?

Microsoft Power Automate är verktyget för automatisering

Att automatisera delar av sin verksamhet är inte längre bara att låta en robot bygga bilar. Det handlar om att styra detaljerade flöden i de mest tänkbara och otänkbara företagsprocesser och roboten är då inte en fysisk maskin – utan en mjukvara.

RPA kan sträcka sig från att underlätta en trist repetitiv rutin till att leverera kraftfulla resultat i obegränsad skala och hjälpa företag att snabbare nå mätbara framgångar med digitaliseringen.

Vi återgår till tre begrepp som du möter när tanken på automatisering väcks:

• RPA (Robotic Process Automation) är det övergripande begreppet för att automatisera olika flöden. RPA fungerar som en av dina anställda, öppnar användargränssnittet för dina befintliga applikationer och kör automatiskt strukturerade processer.
• Power Automate är det Microsoft-verktyg som skapar automatiserade arbetsflöden mellan dina favoritappar och tjänster för att synkronisera filer, få aviseringar, samla in data och mer.
• UI Flow är en funktion som gör att du kan spela in dina processer genom att klicka dig igenom dem manuellt. Det skapar ett automatiserat flöde som upprepar uppgifterna du har spelat in i Windows, olika webbapplikationer och även äldre programvaror som inte stödjer API:er.

Många organisationer har redan tillgång till Power Automate i sina MS365-licenser och kan således på ett enkelt sätt inleda automatiseringsarbetet redan idag.

Men hur ska du tänka för komma igång och vad kan du förvänta dig?

Resultat direkt med Power Automate

En automatisering brukar börja med att en organisation råkar ut för sparkrav, kanske måste personalen minska i antal eller det kommer in en ny person som säger att ”ni borde automatisera vissa flöden”. Ett nytt perspektiv leder till frågan: Vad kan vi göra annorlunda som gör oss mer effektiva?

Med tillgång till Power Automate behöver din organisation inte ha egna utvecklare, utan kan använda sig av så kallade Citizen Developers. Det är de kollegor som är lite mer nyfikna, kan tänka sig att skriva en kodsnutt och sitter mitt i verksamheten. Dessa personer blir motorn som drar igång automatiseringsprocessen och är de ambassadörer internt som sprider svaret på varför automatisering behövs.

När den mänskliga faktorn elimineras från gamla ineffektiva och själsdödande processer så blir effekterna direkta. I bästa fall blir verksamheten mer effektiv, mindre kostsam och bättre – med ökad kvalitet på arbetsmiljön för dina mänskliga medarbetare som biresultat.

Vill du ägna mer tid åt din kärnverksamhet och byta bort manuella processer mot automatisering? Eller är du nyfiken på vilka möjligheter det finns med RPA? Kontakta oss så hjälper vi dig vidare!