Integritetspolicy – Kund

1. Information om behandling av dina personuppgifter

Syftet med denna integritetspolicy är att tillhandahålla information om hur AddPro AB (”vi”) behandlar dina personuppgifter i samband med att du registreras som kontaktperson för en av våra kunder eller potentiella kunder. Vi respekterar din integritet och värnar om de personuppgifter vi behandlar om dig. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med Europeiska Unionens Allmänna Dataskyddsförordning (Eng. General Data Protection Regulation (GDPR)). Nedan beskrivs på vilket sätt vi samlar in, behandlar och delar dina personuppgifter.

2.Vilka personuppgifter kommer att behandlas

Vi samlar in och behandlar följande personuppgifter om dig (dina ”Personuppgifter”):
  • Kontaktinformation (t.ex. namn, företagsadress, e-mail och telefonnummer);
  • Befattning inom företaget (t.ex. VD, CFO, inköpschef, IT-ansvarig);
  • Uppgifter relaterade till din befattning inom företaget (t.ex avtalsnummer, kundnummer, köphistorik och till det relaterad dokumentation)

I huvudsak samlar vi in Personuppgifter direkt från dig. I vissa fall kan vi också samla in kontaktinformation från allmänt tillgängliga källor eller register, exempelvis från publikt tillgängliga företagshemsidor. Vi kan även i förekommande fall samla in dina uppgifter från samarbetspartners och från andra bolag som kontrolleras av AddPro AB.

3. För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina Personuppgifter för följande ändamål:
  1. För att ingå, upprätta och uppfylla och administrera avtal med kund vilken du företräder
  2. För att agera i enlighet med och uppfylla våra skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning inom området bokföring;
  3. För att tillhandahålla dig nyhetsbrev och information via e-mail;
  4. För att kunna tillhandahålla offerter och erbjudanden samt för att kunna erbjuda och hantera förnyelser av licenser och avtal till kund vilken du företräder

Tillhandahållandet av dina Personuppgifter är nödvändigt för att ingå, upprätta och uppfylla samt administrera avtal med kund vilken du företräder. Om du inte tillhandahåller dina Personuppgifter till oss kommer vi inte att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt tidigare nämnda avtal. Tillhandahållandet av dina Personuppgifter är även nödvändigt för att kunna skicka nyhetsbrev, för att kunna tillhandahålla offerter och erbjudanden samt för att erbjuda och hantera förnyelser av licenser och avtal till kund vilken du företräder. Om du inte tillhandahåller dina Personuppgifter till oss kommer vi inte att kunna tillhandahålla nyhetsbrev, offerter eller erbjudanden av olika slag till dig.

4. Vilken är den legala grunden för behandling av dina personuppgifter?

Behandlingen av dina Personuppgifter för ändamål [1] i Avsnitt 1 ovan grundar sig på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra förpliktelser i enlighet med avtalen i förhållande till våra kunder. Behandlingen av dina Personuppgifter för ändamål [2] i Avsnitt 3.1 ovan grundar sig på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna agera i enlighet med tillämplig lagstiftning så som Bokföringslagen (SFS 1999:1078) Behandlingen av dina Personuppgifter för ändamål [3] till [4] i Avsnitt 1 ovan grundar sig på vårt berättigade intresse. Behandlingen av dina Personuppgifter för dessa ändamål baseras på vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster eller produkter via nyhetsbrev samt genom att tillhandahålla offerter och erbjudanden relaterade till våra tjänster eller produkter. De personuppgifter som behandlas är av enkel karaktär och i många fall förekommer dessa i allmänt tillgängliga källor. Vidare är behandlingen av enkel natur och innebär inget större intrång i den personliga integriteten. Vi har baserat på detta gjort en intresseavvägning som har resulterat i att vi anser att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål. Du har alltid rätt att invända mot denna bedömning. Du kan läsa mer om dina rättigheter nedan.

5. Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot förlust och obehörig åtkomst etc. Antalet personer som har tillgång till dina Personuppgifter är begränsat. Endast personer hos AddPro som behöver behandla dina Personuppgifter i enlighet med ändamålen som angetts ovan har tillgång till Personuppgifterna. Vi kan komma att dela dina Personuppgifter till andra bolag som kontrolleras av AddPro AB för att hantera gemensamma åtaganden relaterat till något av de fyra ursprungliga syftena i Avsnitt 3.1.

Vi kan också komma att dela dina Personuppgifter med leverantörer och samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning, så som av AddPro anlitad reklambyrå, underleverantörer som medverkar i hantering av kundfakturor samt relaterad ekonomisk redovisning och bokföring, speditörer och distributörer, leverantörer av tredjeparts-IT-tjänster och dokumentlagring där vi har ett gällande lämpligt personuppgiftsbiträdesavtal (eller liknande skydd). Dina personuppgifter kan även komma att delas med skattemyndighet eller annan myndighet när vi i god tro gör bedömningen att lagen eller annan förordning kräver att vi lämnar ut dessa uppgifter (till exempel på grund av en begäran från en skattemyndighet eller i samband med en väntad rättstvist) Dina Personuppgifter kan komma att delas till ett land utanför EU/EES, så som USA. Överföringen är baserad på intresseavvägning och är nödvändig för att kunna tillhandahålla nyhetsbrev. När dina Personuppgifter delas till länder utanför EU/EES använder vi oss av standardavtalsklausuler som har godkänts av den Europeiska Kommissionen för att säkerställa en adekvat skyddsnivå för dina Personuppgifter. Standardavtalsklausulerna finns tillgängliga via följande länk: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en

6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina Personuppgifter kommer endast att sparas så länge det är nödvändigt utifrån ändamålet för vilket de samlades in samt så länge det är tillåtet eller krävs enligt lokal lagstiftning. Det innebär att dina Personuppgifter kommer att sparas så länge som vi har avtal eller förpliktelser relaterade till dig eller den organisation du företräder, samt så länge det är tillåtet eller krävs enligt lokal lagstiftning. För de personuppgifter som samlats in baserat på intresseavvägning så sparar vi dina kontaktuppgifter i 1 år om du inte hört av dig (eller organisationen som du företräder, där lämpligt), så till vida vår behandling därefter inte övergår att baseras på annan rättslig grund (det vill säga att ditt företag blir kund till oss och där du kommer att agera företrädare för kunden).

7. Vilka är dina rättigheter?

AddPro AB, organisationsnummer 556990-8485, med adress Arenagatan 8 B, 215 33 Malmö är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina Personuppgifter. Det innebär att vi är ansvariga för att dina Personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du har rätt att veta vilka Personuppgifter vi behandlar om dig och du kan begära en kopia av de Personuppgifter som behandlas. Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga Personuppgifter rättas, och i vissa fall, kan du begära att vi raderar dina Personuppgifter. Om du har lämnat ett särskilt samtycke för en viss personuppgiftsbehandling har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Detta kan du göra genom de kontaktuppgifter som anges i Avsnitt 7.1. Du har också rätt att invända mot viss behandling av dina Personuppgifter och begära att behandlingen av dina Personuppgifter begränsas. Vänligen notera att begränsning eller radering av dina Personuppgifter kan resultera i att vi inte kan uppfylla våra skyldigheter enligt tidigare nämnda avtal. Du har också rätt att få dina Personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Om du har några frågor om hur vi behandlar dina Personuppgifter eller vill göra gällande dina rättigheter enligt [7.2] är du välkommen att kontakta oss via följande formulär: https://www.addpro.se/personuppgifter-forfragan Om du vill anmäla en personuppgiftsincident är du välkommen att kontakta oss via följande formulär: https:/www.addpro.se/personuppgifter-incident Om du har några invändningar eller klagomål angående hur vi behandlar dina Personuppgifter har du rätt att kontakta eller lämna in klagomål hos Datainspektionen.

8. Ändringar

Om det genomförs några ändringar gällande behandlingen av dina Personuppgifter kommer vi att informera dig om detta genom att publicera en uppdaterad version av denna integritetspolicy här.

9. AddPros whistleblower-system

AddPros whistleblower-system ger möjlighet att, med full konfidentialitet, rapportera misstänkta oegentligenheter eller brott mot vår Code of Conduct, så som korruption, bestickning, bedrägeri, miljöförorening, överträdelse av arbetssäkerhet eller allvarliga förhållanden riktad mot en anställd. Det är ett system för att varna i tid i syfte att minska risker och är ett viktigt verktyg för att skapa en hög affärsetisk nivå samt upprätthålla våra kunders och allmänhetens förtroende för AddPro. Rapporteringen kan göras öppet eller anonymt.
Både externa och interna personer kan rapportera, och det är endast information om personer och händelser relaterade till företaget kan rapporteras. Det vill säga incidenter relaterade till AddPros anställda, styrelseledamöter, revisorer, advokater, leverantörer och andra. Anonyma rapporter hanteras av personer utan anknytning till AddPro.
Vid rapportering väljer du om du vill vara anonym eller ej: https://whistleblowersoftware.com/secure/AddPro