EN

Så kan RPA bidra till att effektivisera och automatisera din verksamhet och din affär

När du har glidit in på tanken att automatisering är en bra idé så är det dags att konkretisera planerna. Kanske har du börjat att testa RPA-lösningar i någon del av verksamheten. Men hur kan resten av organisationen nyttja de automatiserade processerna för att nå högre resultat och minska stressen?

När AddPro möter sina kunder inleds diskussionen om automatisering ofta i och med att ett konkret problem uppstår. Sara Lindström är kompetensområdesansvarig för Business Transformation på AddPro och Edvard Wikström är Office 365-konsult; de är vana att vägleda kunderna till att formulera behoven och få dem att uppnå en bättre affär.

  • När jag arbetar med företag som behöver automatisera sina processer så handlar det om två olika flöden, berättar Edvard. Antingen flöden som stöttar en rutin – exempelvis kollar av mot ett avtalsbibliotek när det är dags att teckna nya avtal eller uppdatera de gamla. Eller flöden som används för den enskilde medarbetarens egen produktivitet. Det kan handla om mejl som ska svara automatiskt utanför arbetstid.

AddPro bidrar också med utbildningsinsatser och hjälper till att bygga mer avancerade flöden i organisationens processer. Sara är länken mellan kunden och de tekniskt kunniga kollegorna.

  • Digitalisering är verksamhetsutveckling och vi hjälper kunden med just RPA-lösningar som tar både organisationen och de enskilda medarbetarna vidare i utvecklingen, säger Sara.

Människorna är med på tåget

Med automatiserade processer påverkas medarbetarna i organisationen. Sara förklarar hur det kan gå till i praktiken. I detta fall vid en produktionslina där det visade sig under en kvalitetsuppföljning att en medarbetare gick från produktionsenheten över golvet i fabriken, fram till en display där statistiken skrevs in i ett Excel-ark.

  • Tänk vad mycket som kan bli fel när han går över golvet och skriver in siffran, säger Sara. Då behöver den mänskliga faktorn elimineras. Och vi tog istället fram en RPA-lösning.

När manuella processer försvinner kan medarbetarna få tid över till andra mer tidskrävande uppgifter och omfördela arbetsbördan vilket är en fördel för hela organisationen och den enskilda människan. Den som har varit med och byggt om sin tidigare manuella process till att bli automatiserad kan involveras genom att via Power Automate grafiskt se hur det nya flödet ser ut på skärmen. Något som ger en känsla av delaktighet och stolthet.

Så blir RPA en effektiv (och bred) lösning för hela organisationen

Vissa avdelningar i verksamheten, som ekonomi, kan kännas mer logiska än andra när RPA-tanken har väckts. Sara och Edvard ger exempel på var automatiseringens processer kan användas:

  • Inköp – Processer som läser av när olika avtal går ut och måste uppdateras
  • Produktion – Många företag har policies som måste godkännas. Då kan ett flöde starta för att skicka runt till rätt personer, som får verifiera att de har läst innehållet.
  • Sälj – Ett flöde kan läsa av telefonerna för att känna av när de är på en viss plats och ge en rapport som säger hur länge de har varit där.
  • HR – Onboarding-flöde för nyanställda eller ett flöde som håller koll på när medarbetarsamtal ska hållas.
  • Marknad – Här kan RPA användas för att analysera texter som skrivs om verksamheten i sociala medier och om de är positivt eller negativt laddad. Är det negativ feedback från någon kund så startar ett flöde som följer upp den kunden.
  • Logistik – UI Flow kan användas för att skapa ett flöde. Kanske i ett äldre system. Utnyttja verktygets styrkor där det behövs mest.
  • Ekonomiavdelningen – Spela in en månatligen återkommande sekvens i ekonomisystemet med UI Flow för att slippa göra den manuellt nästa gång.

Många möjligheter att ta tag i alltså. Men vad är det bra att börja med?

  • Det är bra att doppa tårna med interna rutiner och processer först. Sedan kan man utveckla sina processer mot kund och leverantörer, resonerar Edvard. I Power Automate finns exempelvis färdiga godkännandeflöden: om man beställer en tjänsteresa så kollas ett formulär, skickas till din chef som kan kolla och godkänna. Det är ett konkret, enkelt, sätt att komma igång.

Räkna ROI på rätt RPA!

Men är det verkligen ekonomiskt försvarbart att byta manuella processer mot RPA? Det kan kännas svårt att beräkna kostnaden för att implementera nya tekniska lösningar. Sara menar att RPA är relativt billiga IT-projekt att sjösätta och som snabbt visar sig i insparad tid och dessutom ofta ökar kvaliteten. Hon ger ett exempel:

  • En av våra kunder med 300 anställda plockade information från ett övervakningssystem som skulle in i annat för att rapporteras vidare till en leverantör. De lade ner 36 arbetsdagar per år på den processen och ofta blev det fel. När vi byggde ett RPA-flöde åt dem använde vi färre dagar än så! Det innebar att de sänkte sin kostnad för innevarande år och året efter var processen gratis…

AddPro gör alltid en förstudie som bedömer hur lång tid en RPA-lösning tar att bygga. Det gör att du alltid vet vad det kommer att kosta innan du tar beslutet. Edvard säger:

  • Utmana dina rutiner och fråga om du ”måste lägga 20 timmar i veckan på att vända papper eftersom det alltid ha varit så”. Hur kan nya processer ge fler möjligheter? Plocka fram den gamla klyschan: Work smarter – not harder.

Har din organisation behov av automatiserade processer, men det känns klurigt att komma igång? Kontakta oss på AddPro så pratar vi om hur ni kan börja – och sedan gå vidare – mot en mer effektiv och medarbetarvänlig arbetsmiljö.